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仕事で電話を取るのが苦手。どのように克服すれば良い?

社会に出て仕事を始めると、ほとんどの方が電話を取り、お客様や取引先の人と会話する機会がありますよね。

でも、電話で会話をするのってなんだか緊張しますし、苦手に思っている人も多いのではないでしょうか?

そこで、電話での会話を克服するポイントをいくつかご紹介します。

 

なぜ電話対応が苦手になってしまうのか?

苦手を克服するにも、そもそもなぜ電話を苦手と感じてしまうのかが分からないと克服しようがないですよね。

苦手と感じてしまう理由は4つあります。

1. 相手が見えなく表情も読み取れない為不安

電話では相手の表情が全く読み取れない為、声だけで相手を認識しなくてはなりません。

視覚からくる情報が一切ない状態で会話をすると、相手がどういった人物なのかを想像することが出来ない為、コミュニケーションを取る事に恐怖を感じてしまい電話が苦手と感じてしまいます。

 

2. 間違った対応をしてしまう事が怖い

電話は相手と自分の一対一の会話になってしまいます。

よって、相手の質問に対して自分が回答出来なかったり、間違った回答をしてしまう事に不安を感じて電話を取る事に恐怖を感じてしまいます。

また、電話での会話をオフィス内の同僚や上司に聞かれていると思い、恥ずかしくなってしまう事も苦手意識の原因となります。

 

3. 即座に考え、対応しなくてはならない為焦ってしまう

メールでのやり取りをする場合は、じっくり考えてから送信することが出来ますが、電話ではそうはいきません。

即座の会話のキャッチボールを求められる為、「相手の発言を早く理解して即座に答えなければ」と焦ってしまいます。

 

4. 電話に慣れていない

社会に出るまでは、知らない人と電話する機会はあまりないですよね。

また、近年では連絡ツールが発達しているので、電話をしなくても相手とコミュニケーションを取る事が出来ます。


電話の経験があまり無い為に、電話に対する苦手意識が出てしまいます。

 

電話対応の苦手を克服する為には?

苦手と思ってしまう原因が分かったところで、克服するポイントをご紹介します。

 

1. 電話がかかってくる相手の名前を覚える

先ほど説明した通り、相手がどんな人物かが分からない事によって、不安や恐怖を覚えてしまいます。

よく電話をする相手の名前や会社名を覚える事で、電話での相手の印象がわかるようになり、安心して電話対応が出来るようになります。

 

2. 電話をするときはメモを取る

焦ったりしている時は、簡単な内容でも忘れてしまったり、聞き間違えたりしてしまいます。

それを防ぐ為にも、常にメモを取るようにして電話が終わった後に、見返せるようにしましょう。

 

3. 相手から質問されそうな事を予測し、回答できるようにしておく

今までの電話で質問された事を記録しておいたり、相手がどんな会社なのかを理解し、質問を予測する事でいざ電話で質問されても落ち着いて回答できるようになります。

 

4. 伝える事を箇条書きにしておく

自分から電話を掛ける際は、伝える事をあらかじめ、箇条書きにしておくことで伝え忘れがなくなり、電話でのミスを減らすことが出来ます。

 

5. 相手の声のトーンに合わせて会話をする

明るく感じのいいトーンで会話をするのはもちろんですが、相手が怒っている時ににこやかな雰囲気で会話をしては、逆に相手を逆なでしてしまう可能性があります。

状況に合わせて自分の声色を変え、相手が会話をしていて心地いい雰囲気を作りましょう。

 

電話が得意になるためには

いかがでしたでしょうか?

いくつかの克服するポイントをご紹介してきましたが、なんといっても、克服する一番のポイントは慣れる事です。

苦手だからと言って経験をしなければいつまでも苦手のままになってしまうのです。

やはり初めは緊張もすると思いますが、自分に自信をもって、落ち着いて会話をすることで、相手との信頼関係を築き、より仕事がやりやすい環境を作っていきましょう。


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